Réussir une réunion ne s’improvise pas. Il est indispensable de coacher votre hôtesse et de suivre quelques étapes clés.
Avant le jour J
Ce qu’il faut faire avant le jour de la réunion :
Choisir le jour en fonction de votre agenda
Les jours de la semaine (sauf le mercredi) dans l’après-midi à 14 h ou après 16 h, en soirée à 19 h ou le samedi après-midi constituent de bonnes opportunités.
La longueur de la réunion dépend du type d’atelier ou d’animation, mais veillez à ne pas être trop long : prévoir 1 h 30 à 2 h en restant ponctuel (début et fin de la réunion), vos invités peuvent avoir d’autres engagements.
Prévoir un nombre suffisant d’invités
5 à 10 pour assurer un maximum de convivialité et de conseils personnalisés. S’il y a trop d’invités, vous ne pourrez pas leur accorder toute l’attention nécessaire. Cependant, il y a lieu de tenir compte de l’érosion du nombre d’invités. On estime qu’il faut inviter 15 à 30 personnes pour en avoir effectivement 5 à 10 présentes.
Accompagner l’hôtesse
Se rappeler que l’hôtesse doit se faire plaisir et surtout ne pas se compliquer la vie. Être Hôtesse ne doit pas être contraignant ! Il est donc très important de lui faciliter les choses en la conseillant et en l’accompagnant dans l’organisation de sa réunion.
Une fois la date de la réunion fixée avec votre hôtesse, expliquez-lui comment inviter, aidez là si besoin à faire sa liste. Donnez-lui des invitations imprimées et personnalisées que vous aurez préparées. Téléphonez-lui une semaine avant ou mieux, allez là voir ! Assurez-la de pouvoir vous appeler en cas de besoin. Dites-lui de rappeler toutes ses invitées la veille ou l’avant-veille.
Regardez avec votre hôtesse comment vous allez vous installer, le choix de la pièce, le choix de la table… Les invitées une fois installées devront voir la table de présentation et vous voir vous !
Le jour J
Ce qu’il faut faire pendant la réunion :
Accueillir et remercier
Emmenez :
- vos produits de démonstration ;
- votre nappe ;
- vos éléments de décoration ;
- les éventuels petits cadeaux ;
- vos catalogues, vos stylos et vos bons de commandes ;
- votre agenda ;
- 2 enveloppes assez grandes (commandes et paiements).
Arrivez 30 minutes avant l’heure prévue pour installer votre table et vous mettre à l’aise. Présentez vos produits comme dans une petite vitrine. Ce doit être tentant, mais ne mettez pas tout, les surprises sont un excellent moyen d’attirer l’attention et trop de produits crée la confusion et n’incite pas à l’achat.
Tout doit être prêt à l’arrivée des premières invitées.
Accueillez chacun des invités chaleureusement en vous présentant avec une phrase sympathique et personnalisée ! N’attendez pas les retardataires !
Dès l’arrivée des premières invitées, veillez à ce qu’elles se sentent les bienvenues, mais ayez à l’esprit que vous devrez aussi continuer à vous occuper de votre hôtesse tout au long de la réunion. Commencez par vous représenter brièvement, remerciez les invités de leur présence et surtout remercier votre hôtesse de son hospitalité par une phrase du type : « Merci d’être là. Je suis très heureuse que vous ayez pu venir et je suis impatiente de vous faire découvrir nos merveilleux produits. Tout d’abord, remercions Mme de nous avoir invitées chez elle. »
Si c’est possible, offrez tout de suite à votre hôtesse un cadeau exclusif joliment emballé qui donnera envie aux invitées d’être hôtesse à leur tour.
Si des viennoiseries et des boissons ont été prévues, les servir plutôt en fin de réunion afin de ne pas distraire les invités et détourner ainsi leur attention.
Présenter, animer
Durant la présentation, souvenez-vous que toute votre assemblée doit passer un bon moment, se détendre et s’amuser… C’est essentiel ! Saisissez donc toutes les occasions pour les faire sourire et même rire !
Dites quelques mots de généralités sur l’entreprise et expliquez brièvement ce qu’est la vente à domicile et ses avantages ainsi que le principe des cadeaux offerts à l’hôtesse : donnez déjà envie de vous rejoindre et préparez vos futurs rendez-vous ! Racontez rapidement pourquoi vous avez choisi ces produits (renouvelables, fabriqué en France, innovants, créateurs, bio, etc.). Citez en exemple quelques produits « phare », mais n’entrez pas dans les détails techniques, c’est ennuyeux et source d’erreur ! Partagez votre enthousiasme et vos expériences avec les invitées et surtout soyez sincère !
Faites tester, essayer et répondez aux questions
N’hésitez pas à mettre votre hôtesse en valeur, en lui demandant sa collaboration pour les démonstrations ou les animations. Terminez la présentation ou l’atelier par quelque chose de ludique et source de bonne humeur.
Faites passer les catalogues et répondez aux questions. Tenez votre rôle de conseil !
Conseiller individuellement
Pendant qu’elles discutent entre elles, proposez-leur une entrevue à part pour des conseils plus personnalisés et mieux connaître votre prospect. Ce moment est capital pour gagner la confiance de votre prospect : un peu à l’écart du brouhaha, il doit se sentir privilégié. Et c’est au cours de cet entretien que vous saurez s’il peut devenir ou non une hôtesse ou/et un partenaire ! Profitez de cet instant pour mettre en valeur les cadeaux de l’hôtesse du jour et dater vos futures réunions avec votre agenda et pour repérer les personnes qui pourraient être à la recherche d’une activité complémentaire ou pas.
Conclure par le bon de commande
Il est temps de distribuer les bons de commande et de conclure en combinant si possible les 3 volets, vente, dates et recrutement par une phrase comme :
« Pendant que vous décidez du contenu de votre commande, permettez-moi de vous rappeler que vous pouvez commander tout ce que vous voulez dès aujourd’hui ou n’en commander que quelques-uns et faire, comme notre hôtesse, animer une réunion de vente et gagner de superbes cadeaux.»
N’en faites pas trop. Misez sur la simplicité et la spontanéité.
Remercier
Il est temps maintenant de remercier votre hôtesse et ses invités. Valorisez votre hôtesse aux yeux des invitées pour son organisation, sa décoration, sa convivialité… Attribuez-lui le succès de la réunion. C’est un gage de satisfaction, mais aussi un gage de fidélisation et l’assurance d’autres réunions.
Félicitez également les invitées qui se sont engagées à tenir une prochaine réunion ou qui ont pris RDV pour un éventuel futur recrutement.
En résumé, une réunion réussie est une réunion dans laquelle :
- vous avez fait le plein de nouveaux contacts (10) ;
- vous avez fait environ 300 € de ventes ;
- vous avez au minimum deux rendez-vous dans les semaines suivantes pour de nouvelles réunions ;
- vous avez pris un rendez-vous avec une future nouvelle recrue.