Dans un monde où le numérique ne cesse de s’étendre, il devient important pour les entreprises de prendre conscience de l’intérêt d’optimiser leur chaîne d’approvisionnement, compte tenu des nombreuses commandes à passer, des fournisseurs à gérer et des délais serrés à respecter. La meilleure solution est alors d’opter pour l’e-procurement. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce concept.
Qu’est-ce que l’e-procurement ?
L’e-procurement est un terme anglais qui se traduit par « approvisionnement électronique ». Il s’agit d’un processus dématérialisé visant à simplifier et à optimiser les transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs. Au cœur de ce concept, se trouvent des logiciels dédiés qui permettent de réaliser des approvisionnements et des achats en ligne. Toutes les opérations sont donc automatisées, de l’envoi des commandes à la réception des produits en passant par la facturation.
Sachez que l’e-procurement s’adresse uniquement aux secteurs BtoB (Business to Business). Par conséquent, il ne peut pas être utilisé à des fins privées et exclut les achats en BtoC (Business to Customer). Ses fonctionnalités sont plus poussées, ce qui apporte une précision, une efficacité et une rapidité inégalées aux entreprises. Toutes les personnes intervenant dans le cycle d’achat sont concernées, dont le service achats, les utilisateurs finaux, les valideurs des commandes et le service comptabilité. Si vous souhaitez centraliser et automatiser la gestion de vos approvisionnements grâce à l’e-procurement, n’hésitez pas à contacter des professionnels qui sauront vous accompagner.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
Le fonctionnement de l’e-procurement est basé sur l’utilisation de plateformes électroniques. Le processus implique trois grandes étapes :
- la sélection des produits : les entreprises accèdent à des catalogues en ligne ou aux sites des fournisseurs pour avoir une vue d’ensembles des offres disponibles ;
- la transmission de la commande : elle est instantanément envoyée au fournisseur concerné sous la forme d’un document électronique ;
- la réception de la facture : celle-ci est remise aux entreprises dans les plus brefs délais pour qu’elles puissent la régler rapidement.
Quelle est la différence entre l’e-sourcing et l’e-procurement ?
L’e-sourcing se distingue de l’e-procurement, car il se focalise sur le processus SotC (Source to Contract). Il consiste plus précisément à dématérialiser l’identification et la sélection des fournisseurs. Ce module permet aux entreprises de créer un inventaire des fournisseurs, de comparer différentes offres, de lancer des Request For Information (RFI), de négocier des contrats en ligne, mais aussi de gérer l’ensemble du processus d’appel d’offres.
Quels sont les avantages de l’e-procurement ?
En recourant à l’e-procurement, les entreprises peuvent bénéficier de plusieurs avantages.
Une réduction des coûts transactionnels
L’e-procurement est une solution qui permet de diminuer les coûts liés à la gestion des approvisionnements. Les entreprises réalisent des économies significatives sur le long terme, par la diminution, voire l’absence de frais de main d’œuvre grâce à l’automatisation des processus d’achat.
Une recherche d’offres facilitée
Les entreprises n’ont aucune difficulté à trouver des offres fournisseur avec les catalogues en ligne. C’est un point crucial qui contribue à l’amélioration de leur efficacité d’achats. D’ailleurs, elles ont la possibilité de configurer et de personnaliser les commandes en fonction de leurs besoins.
Une élimination des processus à faible valeur ajoutée
Opter pour l’e-procurement est une opportunité pour les entreprises de supprimer les tâches administratives et manuelles, ce qui minimise considérablement les risques d’erreur, jusqu’à 50 % en moyenne. Les services vont alors gagner en rapidité et mieux se concentrer sur d’autres missions plus importantes.
Un gain de temps
L’approvisionnement en ligne est un excellent moyen de gagner du temps. En utilisant des plateformes dédiées, les commandes sont envoyées plus rapidement aux fournisseurs qu’avec un processus d’achat classique. De plus, il n’y a aucun délai d’envoi postal ou de relance qui risque de perturber le processus.
Une meilleure maîtrise des dépenses
L’e-procurement est une solution qui aide les entreprises à avoir une vision claire de leurs achats en temps réel via des fonctionnalités de reporting. Elles peuvent mieux contrôler leurs dépenses et gérer leur budget avec davantage de précision. C’est également l’occasion de repérer les axes d’amélioration et d’adopter des stratégies en conséquence.
Une transparence accrue
Contrairement aux catalogues en papier, les catalogues en ligne proposent des informations plus détaillées. Les entreprises bénéficient d’une grande transparence. En quelques clics, elles peuvent voir les descriptions et les détails nécessaires sur un produit en particulier. Grâce à une telle qualité d’information, il est plus facile de dénicher les meilleures offres et de prendre des décisions éclairées.
Misez sur les bons outils pour un e-procurement de qualité
Si vous êtes intéressé par l’e-procurement, pensez à investir dans des logiciels performants et adaptés à vos besoins. Ceux-ci doivent généralement être intégrés dans votre ERP. Parmi les outils incontournables qui peuvent aider à optimiser votre chaîne d’approvisionnement, il existe :
- les solutions de marketplace : elles visent à centraliser vos achats et vos ventes sur une seule et unique plateforme. Elles garantissent aussi une plus grande visibilité sur les produits et les fournisseurs ;
- les solutions de gestion des fournisseurs : elles servent à suivre les performances et le niveau de conformité de vos fournisseurs. Les risques sont donc considérablement réduits et vous pourrez profiter d’un avantage concurrentiel ;
- les solutions de gestion des achats : elles permettent de gérer le processus d’achat en intégrant des fonctionnalités d’approvisionnement, de gestion des produits, des contrats et de la comptabilité fournisseurs.