La conservation de documents est très importante dans toute entreprise. Elle contribue à améliorer l’organisation de votre entreprise et à optimiser les prises de décisions. Pour cela, il est important d’assurer la gestion de tous vos documents de travail. Ainsi, renseignez-vous sur la durée légale de conservation de documents, car un manquement à cet égard peut vous exposer à une amende.
Quelle est la durée de conservation des factures en entreprise ?
Les factures sont des documents comptables très importants dans la vie d’entreprise. Elles sont utilisées comme pièces justificatives dans la comptabilité. Par ailleurs, en cas de litige, elles peuvent servir de preuves sur les échanges commerciaux entre vous et les clients. C’est pourquoi, la conservation des factures s’avère indispensable. Tout comme les autres documents comptables, la durée de conservation des factures en entreprise est déterminée par la loi. Elle est de 10 ans au minimum. Cependant, rien ne vous empêche de conserver vos factures au-delà de ce délai. Pour ce faire, il est conseillé de choisir un outil adapté aux besoins de votre entreprise, en termes de stockage de documents.
Quels sont les documents à conserver pendant 10 ans ?
Le délai de conservation pour une durée de 10 ans s’applique aux documents suivants :
- les factures ;
- les bons de commande ;
- les bons de livraison ;
- les relevés bancaires ;
- les comptes annuels ;
- les notes de frais.
Pourquoi est-il important d’améliorer la gestion de vos documents ?
Voici les principales raisons d’améliorer la gestion de documents en entreprise :
Une meilleure organisation et un accès optimisé
Tant que la vie d’entreprise continue, le nombre de documents qui circule ne cesse d’accroître tous les jours. Si ces documents sont mal gérés, cela peut nuire au bon déroulement du travail de vos collaborateurs au quotidien. En triant judicieusement vos documents, vous pouvez optimiser l’organisation de l’entreprise et faciliter la consultation des documents.
Une amélioration du service client
Pour améliorer le service client de votre entreprise, il est nécessaire d’optimiser le traitement des documents. En effet, les clients sont satisfaits lorsque vous donnez suite à leur demande rapidement. Plus vous réagissez vite, plus vous fidélisez vos clients et attirez de nouveaux prospects. Cela vous permettra également d’améliorer votre image de marque.
Une garantie sur la conformité avec la loi
Si vous voulez vous conformer à la loi, respectez les délais de conservation de vos documents en utilisant un outil répondant aux besoins de votre entreprise. Ainsi, vous serez en mesure de défendre vos droits, en cas de nécessité ou de conflits.
Un gain de temps considérable
En optimisant la gestion de vos documents, vous faciliterez le quotidien de vos collaborateurs, ce qui représente un gain de temps considérable. En effet, ils pourront facilement partager les documents demandés. Cela optimisera les prises de décisions et augmentera la productivité de votre entreprise.
Il convient de noter qu’une bonne gestion de documents est aussi un moyen de sécuriser toutes les données de votre entreprise.