Nous sommes nombreux, et moi le premier, à se plaindre de ne pas atteindre nos objectifs alors que nous effectuons le maximum d’heures au travail. En clair, de ne pas être plus efficace au travail.
Pourtant, pour y remédier, il suffit d’utiliser des techniques simples. En effet, sans méthodes de travail, on n’arrive pas souvent à atteindre les objectifs que l’on s’est fixés.
Or pour atteindre ses objectifs et être plus efficace au travail, il faut adopter certaines techniques comme celles-ci :
1 – Ranger son bureau
Pour être efficace dans son travail, la première chose à faire est de penser à votre bureau. Eh oui, accordez-moi le fait qu’il est difficile d’être efficace dans un environnement fouillis où s’entassent dossiers, papiers, documents et autres objets souvent superflus. Donc premier conseil pour être plus efficace au travail, ranger votre bureau une bonne fois pour toute ! Alors comment transformer un bureau chaotique en un bureau parfaitement rangé et organisé ?
Utilisez la méthode Getting thing done de David Allen. Cette méthode est extrêmement efficace si vous l’appliquez dans la durée. Car, comme toute habitude, il est difficile de la changer d’un seul coup de baguette magique ! Et si vous voulez aller plus loin dans le grand nettoyage, je vous invite à « purifier » votre espace de travail voir votre intérieur grâce au Feng Shui.
2 – Fixer moins d’objectifs
L’efficacité d’une personne ne repose pas sur le nombre d’objectifs fixés mais sur leur réalisation et la qualité du résultat. Aussi, il n’est pas conseillé de fixer des objectifs trop hauts qui ne seront jamais réalisés. Pour être efficace, il convient mieux de fixer des objectifs raisonnables qui seront atteints et dans les temps.
Pour cela, je vous invite à utiliser la fameuse méthode SMART – Spécifique (détaillée et personnalisée), Mesurable (indicateurs chiffrés), Atteignable (réalisable), Réaliste (en fonction de la conjoncture et réajusté si le contexte change), inscrit dans le Temps (date de début, date de fin et points intermédiaires).
Par rapport aux objectifs à atteindre, je vous conseille vivement de décomposer chaque objectif principal en sous objectifs. Vous verrez, vous serez bien plus efficace. Petite remarque, lors de la fixation de vos objectifs, définissez seulement les points importants pour vous servir de lignes directrices.
3 – Prioriser les actions
Pour être plus efficace dans son travail, il faut savoir prioriser ses actions et se concentrer sur l’essentiel.
Car très souvent, vous avez un temps limité, une dateline pour exécuter un certain nombre d’actions ou de tâches. Il est donc nécessaire de mettre en place un planning reprenant les listes des tâches à faire, classer par ordre de priorité. Savoir prioriser les tâches est donc une compétence indispensable pour être plus efficace au travail.
Et pour cela, rien de mieux que d’utiliser la matrice d’Eisenhower (ou matrice importance/urgence) qui est à la fois un concept et un outil pour prioriser les actions et gérer son temps. Selon le 34e président des États-Unis, il faut mettre la priorité sur les actions importantes plutôt que les actions urgentes.
4 – Traiter les tâches par lot
Afin d’être plus efficace au travail, il ne faut jamais traiter plusieurs dossiers en même temps car cela va vous induire en erreur. Traiter plusieurs actions à la fois entraîne des confusions et des erreurs. De plus, vous ne pourrez pas évaluer la réalisation de vos objectifs car toutes vos actions seront en cours d’exécution.
Pour être efficace dans son travail, Tim Ferris, dans son livre La semaine de 4 heures, préconise de traiter les tâches par lot, suivant leur catégorie. Ainsi, lors de la planification de votre journée de travail, fixer des heures pour la lecture des mails, pour leur réponse, pour la lecture et le dépouillement des courriers, pour les entretiens téléphoniques ainsi que la rédaction ou l’analyse de documents.
5 – Savoir dire non
En travaillant en équipe, vous serez souvent sollicité par vos collègues pour traiter tel ou tel cas ou pour lui venir en aide pour un certain problème. Sachez déjà que dans la grande majorité des cas, ces problèmes peuvent être résolus sans vous. Alors apprenez à refuser ou à recevoir seulement votre collègue pendant la période où vous serez disponible dans la journée ou le lendemain. Soyez courtois mais ferme : ne le laissez jamais vous interrompre dans votre travail. En aucun cas, la demande d’aide d’un collaborateur ne doit vous retarder dans l’exécution de vos tâches car le temps est précieux.
Ainsi, avec le temps, ceux qui oseront vous interrompre vous dérangeront pour une vraie bonne raison et iront droit à l’essentiel.
6 -Prendre des pauses
Enfin dernier conseil pour être efficace au travail tout au long de la journée : savoir lâcher prise ! Et oui, vous le savez la concentration d’un individu n’est pas continue.
En moyenne, un individu peut se concentrer « normalement » jusqu’à 45 minutes, pas plus. Par ailleurs, cette durée de 45 minutes sert de référence pour les cours, les conférences, les formations ou autres activités qui requièrent de l’attention et de la concentration. Et selon une étude réalisée par Sciforma, la concentration maximale serait de…12 minutes seulement !
Aussi, au bout d’une heure maximum, je vous invite à faire un break, à vous lever pour quelques minutes pour prendre de l’air et se dégourdir les jambes. Tout comme les batteries de votre smartphone, il faut se ressourcer afin de pouvoir reprendre efficacement son travail par la suite. Et pourquoi pas méditer au travail pour concilier sérénité et efficacité comme le recommande Michael Chaskalson.